Projektnavigation (0:04)

Um Informationen, wie Stammdaten oder Bewegungsdaten eines Projektes einzusehen, navigieren Sie im linken Hauptmenü zum Menüpunkt Projekte und öffnen Sie das Untermenü mit dem Pfeil.

Gehen Sie dann auf Projektbasisdaten. In der oberen Selektionszeile können Sie auswählen zwischen Meine offenen Projekte, meine Projekte und alle Projekte. Dies stellt einen Filter für die Auswahl ein.

Geben Sie nun den Projektnamen oder Nummer deines Projektes in der Suchzeile ein oder selektieren Sie ein Projekt aus dem Dropdown über den Pfeil rechts.

Öffnen Sie das Projekt, sehen Sie nun im Tab Übersicht eine Zusammenfassung der wichtigsten Projektkennzahlen und Stammdaten und somit auf einen Blick, wo Ihr Projekt gerade steht.

Im Tab Details befinden sich unter den einzelnen Kategorien weitere Unterpunkte mit Informationen zum Projekt.

Projekte schließen (1:33)

Dieses Video erklärt, wie man Projekte ordnungsgemäß und sauber im System abschließt, das heißt z.B. ohne bestehende offene Restbuchungen oder Rechnungen.

Projekte können im Projektmenü unter den Projektbasisdaten im Fenster Offene Aktionen geschlossen werden, aber nur, wenn alle Einträge geschlossen oder abgerechnet sind.

Wenn Sie ein Projekt schließen möchten, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

1. Alle Stundenzettel wurden eingereicht und genehmigt.
2. Alle Akonto-Rechnungen müssen vollständig abgestimmt sein
3. Offene Projekteinträge müssen geschlossen werden
4. Offene Bestellpositionen müssen geschlossen werden.
5. Alle Unterprojekte müssen abgeschlossen werden, bevor ein Hauptprojekt abgeschlossen wird.
6. Bei Festpreisprojekten muss der Festpreis dem in Rechnung gestellten Preis entsprechen.
7. Nicht gepostete Buchungen, die sich auf die Projekte beziehen, müssen abgeschlossen werden

Wenn Maconomy ein Projekt nicht schließen kann, erhalten Sie eine Fehlermeldung, die sich auf die nicht erfüllte Bedingung bezieht.

Auf der Unterregisterkarte "Offene Aktionen" können Sie Projektaktionen einsehen, die Sie daran hindern, das Projekt abzuschließen.

Öffnen Sie den Abschnitt Auswahlkriterien links und wählen Sie "nur Positionen, die den Projektabschluss verhindern". Klicken Sie dann auf "Liste der anhängigen Projektaktionen aktualisieren".

Alle Aktionen, die den Abschluss des Projekts verhindern, sind im Tabellenteil aufgeführt.

In der Spalte "Details" wird die Aktion beschrieben, die zu erfüllen ist.

Um das Projekt abzuschließen, müssen Sie jede Zeile erfüllen.

Nachdem Sie das alle Zeilen bearbeitet haben, klicken Sie auf Liste der anhängigen Projektaktionen aktualisieren. Falls keine Zeile angezeigt wird, können Sie auf die Schaltfläche Projekt schließen oben rechts im Fenster klicken. Der Projektstatus ändert sich nun auf „geschlossen“ und das Projekt wird nicht mehr unter den aktiven Projekten angezeigt. Alle Buchungen und das geschlossene Projekt bleiben aber weiterhin im System einsehbar, um historische Daten nachvollziehen zu können und aus Reporting-Aspekten.

Projekte erstellen (4:20)

Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie ein Projekt erstellen.

Öffnen Sie das Projektmenü und die Projektbasisdaten. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Neues Projekt".

Dadurch wird ein Assistent geöffnet, der Sie durch den Arbeitsablauf der Projekterstellung führt.

Der erste Schritt ist die Auswahl einer Projektvorlage. Auf Basis dieser Vorlage werden bestimmte Parameter und Einstellungen auf das neue Projekt übernommen. Öffnen Sie eine Vorlage aus dem Dropdown-Menü.

Klicken Sie nun auf "Weiter.

Das zweite Fenster enthält die Felder, die für jedes einzelne Projekt spezifisch sind und nicht in einer Vorlage enthalten sein können.

Die Felder mit dem roten Sternchen sind Pflichtfelder.

Geben Sie den Kundennamen ein, der automatisch die Kundennummer ausfüllt, oder umgekehrt. Sie können mit Hilfe der Lupe nach dem Kundennamen suchen.

Wählen Sie die projektverantwortliche Firma.

Geben Sie nun einen Projektnamen ein. Dieser ist frei wählbar.

Das Feld Projektleiter wird automatisch mit Ihrem Namen und Ihrer Nummer ausgefüllt. Wenn Sie ein Projekt für einen anderen Projektleiter erstellen, können Sie einfach die Auswahl ändern.

Wählen Sie die verantwortliche Abteilung.

Die Projektgruppe muss aus der Dropdown-Liste ausgewählt werden. Dies ist in der Regel die Abrechnungsart, also z.B. Festpreis oder nach Aufwand bzw. intern für interne Projekte.

Klicken Sie nun auf Erstellen.

Ihr neues Projekt wurde nun angelegt.

Unterprojekte erstellen (6:22)

Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie ein Unterprojekt erstellen.

Öffnen Sie den Bereich Projektbasisdaten des gewünschten Projekts, das zum Hauptprojekt werden soll. Öffnen Sie dann die Registerkarte Subprojekte". Wählen Sie dann „Subprojekt erstellen.

Dadurch wird ein Assistent geöffnet, in dem das Hauptprojekt und der Kunde bereits ausgewählt sind. Sie können die abgeleitete Projektvorlage behalten oder eine neue auswählen.

Geben Sie den Projektnamen ein und wählen Sie eine Firma und die zuständige Abteilung.

Wählen Sie die Projektgruppe.

Klicken Sie jetzt auf Erstellen. Das neue Unterprojekt wird der Liste der Unterprojekte hinzugefügt.

Klicken Sie auf den Link Projekt öffnen, um das Unterprojekt zu öffnen.

Projekt kopieren (7:41)

Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie ein Projekt kopieren können.

Anstatt eine Vorlage zum Erstellen eines neuen Projekts zu verwenden, können Sie mit der Funktion Projekte kopieren auch andere Projekte kopieren.

Öffnen Sie Projektbasisdaten des Projektes, aus dem Sie kopieren möchten. Oben rechts unter andere Aktionen im Dropdown klicken Sie auf Projekt kopieren.

Optional können Sie eine neue Projektnummer vergeben. Ansonsten vergibt das System automatisch eine fortlaufende Nummer.

Sie können auch auswählen, ob Budgettexte und Positionen kopiert werden sollen.

Klicken Sie jetzt auf Erstellen. Das neue Unterprojekt wird der Liste der Unterprojekte hinzugefügtKlicken Sie nun auf Projekt kopieren, um das Projekt zu erstellen. Sie erhalten ein Bestätigungsfenster mit der Projektnummer und das neue Projekt wird direkt geöffnet..

Wenn Sie ein Projekt kopieren, kopieren Sie automatisch Projektparameter, Abmessungen, Preislisten usw. aus dem bestehenden Projekt und nicht aus einer Vorlage.