Description: n diesem Lernvideo wird erläutert, wie Zeit, Kosten, Abwesenheit, Kilometerstand und Tagessatz registriert werden. Sie werden durch das Kopieren eines Zeit- und Kostenblatts geführt. Und wie Sie auf Ihre Favoriten zugreifen können.
Instructor: Marie-Louise Lipp
Duration: 19:52
Zeitregistrierung0:04
Favoriten3:12
Kostenregistrierung5:06
Meilenregistrierung10:02
Tagessatzregistrierung12:58
Abwesenheitsregistrierung16:59
Kopieren Sie Zeit- und Spesenabrechnungen18:17
Zeitregistrierung (0:04)
In Maconomy kann man seine Zeit per Tag oder per Woche erfassen. Ich werde hier in meinem Beispiel meine Zeit per Woche erfassen. Öffnen Sie dafür den Workspace Wochenarbeitszeitblätter.
Um ein neues Arbeitszeitblatt anzulegen, wählen Sie oben im Kalender die gewünschte Woche aus.
Klicken Sie dann oben rechts auf Erstellen und unten links auf Arbeitszeitblattzeile hinzufügen
Um seine Zeit in Maconomy zu erfassen braucht man die folgenden Informationen:
- Projektnummer oder Projektname: hier kann man einfach die ersten Buchstaben oder Zahlen eingeben um das Projekt zu finden oder einfach auf den Pfeil klicken um die Suche zu öffnen
- Als nächstes muss man eine Aufgabe aus dem entsprechenden Projekt auswählen
- Dann einfach die stundenanzahl pro Tag eingeben
Klicken Sie auf den Pfeil am Anfang der Zeile, um eine Beschreibung für die geleistete Zeit zu hinterlassen. Es öffnet sich ein Bereich mit weiteren Details. Hier kann man eine wöchentliche Beschreibung eintippen oder aber auch für die einzelnen Tage.
Klicken Sie Oben rechts auf speichern
Um eine neue Zeile einzufügen klicken Sie auf die 3 Punkte oben rechts in der ersten Zeile und Arbeitszeitblattzeile einfügen. Hier findet man auch die Option Zeilen zu löschen oder Favoriten zu erstellen.
Alternativ kann ich am unteren Rand des Fensters auf „Arbeitszeitblattzeile hinzufügen“ gehen.
Hier in meinem Beispiel möchte ich die Zeile als Favorit speichern, da ich regelmäßig für dieses Projekt unter der Aufgabe Beratung Stunden leiste. Mehr Informationen zu Favoriten kann man in dem Video Favoriten finden.
Auch hat man die Option die Zeile als Beibehalten zu markieren: Die Zeile wird automatisch in dem nächsten Wochenarbeitszeitblatt erscheinen bis man das Häkchen wieder rausnimmt.
Man kann das Wochenarbeitszeitblatt jederzeit speichern und zu einem anderen Zeitpunkt wieder zurückkehren.
Im unteren Bereich des im Workspaces findet man eine Tabelle mit der Wochenübersicht:
- Die Tabelle zeigt die Gesamtstundenanzahl, die man ausgefüllt hat, die Soll Stunden die man leisten muss pro Woche und das Saldo.
- Auch sieht man welche der Stunden an den Kunden verrechnet werden können
Um das fertige Wochenarbeitszeitblatt einzureichen, klickt man auf weiterleiten. Je nach Genehmigungsprozess bekommt nun zum Beispiel der Vorgesetze oder der Projekt Manager pro Arbeitszeitblattzeile die Nachricht, das Wochenarbeitsblatt zu genehmigen oder abzulehnen.
Wer möchte, kann sein Wochenarbeitszeitblatt ausdrucken. Dafür klickt man oben rechts auf andere Aktionen und Drucken.
Favoriten (3:12)
Favoriten erscheinen im Arbeitszeitblatt, sowie auch in den Spesen und Fahrtkosten in der Schnellauswahl im Dropdown unter Favoriten, d.h. ich muss nicht jedes Mal neu das Projekt und die Aufgabe auswählen, die ich bebuchen möchte, sondern kann schnell auf meine aktuellen Projekte zugreifen, sobald ich diese als Favoriten hinterlegt habe.
Öffne den Favoriten Workspace, um Favoriten zu erstellen und existierende Favoriten zu verwalten.
Hier in meinem Bespiel gibt es 4 gespeicherte Favoriten.
Die bestehenden Favoriten lassen sich anpassen, z.B. kann ich den Favoritennamen ändern, oder auch das Projekt oder die Aufgabe anpassen.
Wenn man auf die 3 Punkte am ende der Zeile klickt, kann man neue Favoriten erstellen oder alte löschen.
Ich werde jetzt einen neuen Favorit erstellen:
- Diesem gebe ich einen Name
- Suche mir das passende Projekt aus
- Und eine Aufgabe
- Wenn ich mit meiner Auswahl zufrieden bin klicke ich einfach auf speichern
Auch kann man einfach unten links auf Favoriten hinzufügen klicken, um einen neuen Favorit zu erstellen
Kostenregistrierung (5:06)
Öffne den Spesen Workspace, um Spesenabrechnungen zu erstellen.
Klicke oben rechts auf neue Spesenabrechnung
Ein popup Fenster wird sich öffnen:
Hier muss man die folgenden Informationen ausfüllen:
- Der Mitarbeitername ist schon automatisch ausgefüllt, kann aber entsprechend Berechtigung geändert werden, um für einen anderen Mitarbeiten Spesen zu erfassen
- Eine Beschreibung der Spesenabrechnung : zugfahrt
- Man kann das Projekt auswählen. Dies muss nicht sein, empfiehlt sich aber, wenn die komplette Spesenabrechnung für dasselbe Projekt ist. Ansonsten kann man das Projekt auch per Spesenabrechnungszeile auswählen. Das empfiehlt sich, wenn die Spesenabrechnung mehrere Projekte umfasst.
- Optional kann man auch die Standardwährung für die Spesenabrechnung eingeben, wenn man z.B. ins Ausland gereist ist, also die meisten Belege in einer anderen Währung als der Hauswährung sind. Die Währung lässt sich aber pro Beleg ab ändern.
- Und optional: den Wechselkurs
Klicke auf erstellen
Wie man sieht bekommt die Spesenabrechnung eine individuelle Nummer, der Kopf wurde also erstellt.
Nun werden die einzelnen Positionen, also die Belege, eingegeben.
Klicke unten links auf Spesenabrechnungszeile hinzufügen:
- Automatisch ist das Erfassungsdatum als heutiges Datum abgebildet. Dies kann man natürlich ändern
- Falls die Projektnummer im Pop Up Fenster nicht ausgefüllt wurde, kann man diese hier jetzt einfügen
- Suche eine Aufgabe aus
- Optional kann man eine Beschreibung oder Referenz auswählen
- Gebe die Menge und den Stückpreis ein
- Das Währungsfeld wird automatisch mit der Hauswährung befüllt, es sei denn man hat bei der Erstellung der Spesenabrechnung eine andere Standardwährung eingestellt. Sollte diese pro Beleg abweichen, kann man dies auf Zeilenbasis ändern.
- Wähle den passenden Steursatz aus
- Wenn vorhanden den Wechselkurs
Klick auf Speichern
Dokumente, z.B. gescannte Belege als PDF für den Speseneintrag kann man hochladen, indem man uf die 3 Punkte am Ende der Zeile klicken und dann den Beleg der Zeile zuordnen. Es öffnet sich ein Popup über das man eine Datei hochladen kann.
Um mehrere Zeilen mit dem selben Dokument zu verknüpfen, da z.B. mehrere Belege in einem Scan zusammengefasst sind, lassen sich bereits hochgeladenen Dokumente über den Pfeil im Beleg-Feld auswählen und so mit der Spesenabrechnungszeile verknüpfen.
Generell kann man wenn man auf die 3 Punkte klickt:
Zeilen einfügen oder löschen, Favoriten erstellen, Belege hochladen, oder sich die Quittung anzeigen lassen.
Wenn man fertig mit dem Spesenbeleg ist: speichern und auf weiterleiten klicken. Der Vorgesetzte oder Projekt Manager, je nach Genehmigungsprozess, wird eine Benachrichtigung bekommen, um den Spesenbeleg anzunehmen oder abzulehnen.
Unter andere Aktionen hat man die Option die Spesenabrechnung auszudrucken
Meilenregistrierung (10:02)
Öffne den Fahrtkosten Workspace
Klicke oben rechts auf neue Kilometer Abrechnung
Ein Pop up Fenster öffnet sich. Dort ist der Mitarbeitername schon ausgefüllt, kann aber entsprechend Berechtigung geändert werden, um für einen anderen Mitarbeiten Spesen zu erfassen
Fülle eine Beschreibung und optional ein Projekt aus. Dies hat den Vorteil, dass es für die gesamte Fahrtkostenabrechnung, also pro Position vorausgefüllt wird und empfiehlt sich, wenn die Fahrkostenabrechnung hauptsächlich Belege innerhalb desselben Projektes betrifft
Klicke auf Erstellen
Unten links klicke auf Kilometer Abrechnungszeile hinzufügen:
- Im Feld Menge gebe die gefahrenen km ein
- Wähle das Fahrzeug
- Fülle die Felder Von und Bis aus: Von Frankfurt Bis Hamburg
- Klicke auf die 3 Punkte um ein Dokument hochzuladen
Oder wähle ein Dokument aus, dass schon hochgeladen wurde im Dokumenten Tab.
Wenn die Fahrtkostenabrechnung fertig ist speichern und klick auf weiterleiten. Der Vorgesetzte oder Projekt Manager, je nach Genehmigungsprozess, wird eine Benachrichtigung bekommen, um die Fahrtkostenabrechnung anzunehmen oder abzulehnen.
Tagessatzregistrierung (12:58)
Dieser Workspace wird für Per Diem - also Erfassung von Reisekostenpauschalen - genutzt.
Klicke oben rechts, um einen neuen Per Diem Beleg zu erstellen.
Der Mitarbeitername wird automatisch ausgewählt, kann aber je nach Berechtigung geändert werden, um für einen anderen Mitarbeiten Per Diem Spesen zu erfassen
Gebe eine Beschreibung und optional ein Projekt ein und klicke auf erstellen.
Um einen Tagestrip einzugeben klickt man unten links auf das Plus
- Gebe das Datum ein
- Die Uhrzeit anfang und ende des Trips 8:00 uhr morgens 20 uhr abends
- Wähle das Projekt aus
- Klick auf Speichern und der Verpflegungssatz wird automatisch berechnet 14 Euro
- Markiere die Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber bezalt wurden wie beispielsweise in meinem Beispiel das Mittagessen
- Klick auf speichern und der Betrag wird automatisch um 40% reduziert
Um einen mehrtägige Geschäftsreise zu ergänzen klicke oben rechts auf Add Multiple Daytrip:
- Fülle den ersten Tag und den letzten Tag der Geschäftsreise
- Und das selbe für die Uhrzeit 8:00 und 19 Uhr
- Projekt 1000 (test projekt)
- Markiere die Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber bezalt wurden
Um die Per Diem Spesen einzureichen, einfach auf weiterleiten klicken. Der Vorgesetzte oder Projekt Manager, je nach Genehmigungsprozess, wird eine Benachrichtigung bekommen, um die Reisekostenabrechnung anzunehmen oder abzulehnen.
Abwesenheitsregistrierung(16:59)
In diesem Workspace können Abwesenheiten, wie z.B. Urlaubsanträge eingereicht werden.
Klicke unten links auf neue Abwesenheitsanforderung
- Fülle den ersten und letzten Abwesenheitstag aus
- Falls man nur einen halben Tag freinehmen möchte einfach das Häkchen klicken
- Wähle den Abwesenheitstyp
- Optional kann man eine Anmerkung ausfüllen
- Wenn man fertig ist mit der Abwesenheitsanforderung , Klickt man Speichern
- Und auf die 3 Punkte am ende der Zeile: und auf Anfrage einreichen
Die Abwesenheitsanfrage wird dann an den Genehmiger zur Freigabe weiter geleitet.
Kopieren Sie Zeit- und Spesenabrechnungen(18:17)
Öffne den Wochenarbeitszeitblätter Workspace:
Klicke oben rechts auf andere Aktionen und kopieren von:
Hier wählt man die Woche aus von der man kopieren will.
Die Arbeitsblattzeile von Woche 20 wurde kopiert. Hier kann man jetzt einfach seine Stunden eintragen und das Arbeitszeitblatt weiterleiten
Öffne den Spesen Workspace:
Wähle einen eingereichten Spesenbeleg aus und klicke auf andere aktionen: Duplizieren
Dadurch wird eine neue Spesenabrechnung, als Duplikat des ausgewählten Spesenbelegs, erstellt mit dem heutigen Datum als Erfassungsdatum.